4 راه برای بهینه کردن جدول زمان بندی کلینیک و کاهش زمان انتظار بیماران

بسیاری از کلینیک ها با این چالش رو به رو هستند که بین تعداد بیمارانی که در روز معاینه می کنند و هزینه های کلینیک یک تعادل درست به وجود آورند تا نه کلینیک متضرر شود و سود آن توجیه پذیر باشد و نه بیش از حد بودن تعداد بیماران کیفیت ارائه ی خدمات کلینیک را کاهش دهد. برای محقق شدن این هدف ( تعادل درست بین تعداد بیماران و جبران هزینه ها ) همزمان با کاهش زمان انتظار بیماران، می توانید از نکاتی که در ادامه برای شما ذکر کرده ایم کمک بگیرید.

 

1- ایجاد یک جدول زمانی مناسب برای کاهش زمان انتظار بیماران

 

بیماران نباید بیش تر از 15 دقیقه برای ویزیت خود منتظر بمانند. با توجه به اینکه خدمات درمانی غیرقابل پیش بینی هستند، این موضوع که گاهی اوقات بیماران شما باید بیش تر از این مدت زمان منتظر بمانند قابل درک است.

نوع بیمارانی که معاینه می شوند بسته به تخصص پزشک، تشخیص بیماری و روندی که طی ویزیت انجام می شود می تواند بسیار متنوع باشد. این موضوع به این معنی است که مدت زمان متفاوتی باید به هر نوع مریض اختصاص داده شود.

تعداد معاینه های روزانه باید به گونه ای باشد که بتواند هزینه های کلینیک و پرسنل درمانی را پوشش دهد و البته درصدی از آن به عنوان سود باقی بماند.

هنگامی که در حال طراحی و برنامه ریزی ساختار های جدول زمان بندی بیماران هستید، بسیار مهم است که همه عواملی را که ممکن است باعث ایجاد اختلال یا شلوغ شدن کلینیک شود، در نظر بگیرید.

 

2- جلوگیری از ایجاد اختلال در زمان شلوغی

 
جلوگیری از ایجاد اختلال در زمان شلوغی-حامی مد
 

افرادی که دیر می رسند: برای کمک به رفع این گونه مشکلات برای شما یک پیشنهاد داریم، به بیماری که زود رسیده است اجازه دهید تا نوبت خود را با فردی که نیامده است عوض کند و نوبت بیمارانی که دیر آمده اند را به انتهای روز منتقل کنید. به این شکل هم از شلوغی کلینیک جلوگیری می شود و هم بیمارانی که دیر می رسند این شانس را خواهند داشت تا ویزیت شوند و وقت شان را از دست ندهند.

افرادی که نمی آیند:

راه برای جلوگیری از ایجاد مشکل در چنین شرایطی وجود دارد:

  • تماس برای یادآوری نوبت 24-48 ساعت قبل از زمان ویزیت
  •  

  • یک راه دیگر برای کاهش حضور نیافتن بیمار، استفاده از سیستم نوبت دهی آنلاین است. با این کار خود بیماران می توانند نوبت خود را سازماندهی کرده یا تغییر دهند. این کار عدم مراجعه بیمار در زمان نوبت خود را به طرز قابل ملاحظه ای کاهش می دهد.
  •  

  • برای بیماران یک جریمه مراجعه نکردن به موقع در نظر بگیرید. این کار نه تنها جبران بخشی از درآمد از دست رفته را می کند بلکه بیماران را وادار می کند تا در صورت پیش آمدن موقعیت ضروری، نوبت خود را کنسل کنند و به کلینیک اطلاع دهند.

 

افراد بدون نوبت:

زمان هایی که کلینیک با بیش ترین میزان بیماران بدون نوبت مواجه است را مرور کنید و اصلاحاتی، به منظور جلوگیری از شلوغ شدن کلینیک انجام دهید.

 

3- با بیماران خود گفت و گو کنید

 

وقتی که نوبت ها طبق برنامه پیش نمی روند، به بیماران در انتظار توجه کنید. به پرسنل درمانی خود آموزش دهید که چگونه به انواع بیماران اطلاعات پزشکی مورد نیازشان را، در سطح های متفاوت، توضیح دهند.

در نهایت آمار رضایت بیماران از کلینیک خود را افزایش دهید. زمانی که نیاز است، اطلاعات را به صورت کتبی در اختیار بیماران قرار دهید و با آن ها در ارتباط باشید. از هر روش آسان و کارآمدی استفاده کنید تا مطمئن شوید بیمارتان اطلاع کامل از روند درمانی و مراقبت هایی که لازم است رعایت کند را دارد. به این منظور می توان یک بروشور شامل اطلاعات اولیه در مورد تخصص شما، کلینیک، مقررات پرداخت هزینه و نکاتی درباره رعایت حریم خصوصی هر بیمار در اختیار آنها قرار دهید.

 

4- اهمیت لحن صحبت در تماس تلفنی و ارتباط آنلاین فراموش نشود

 
اهمیت لحن صحبت در تماس تلفنی و ارتباط آنلاین- حامی مد
 

تلفن به عنوان یکی از مورد استفاده ترین راه های ارتباطی در کلینیک ها شناخته می شود. معمولا اولین گفت و گو بیمار با مرکز درمانی از طریق تلفن انجام می شود. در اینجا لازم است چند نکته را به پرسنل درمانی خود یادآوری کنید تا آیین معاشرت تلفنی با بیمار به طور کامل رعایت شود:

 

  • به طور کامل به صحبت های بیمار گوش دهید.
  • رفتار حرفه ای و مودبانه داشته باشید.
  • اعتماد به نفس خود را حفظ کنید
  • همیشه از آنها برای تماس شان تشکر کنید.
  • هیچ گاه تلفن را به روی بیمار قطع نکنید.
  • هنگامی که پیامی را دریافت می کنید، تا جای ممکن درباره آن بپرسید.
  • آرام و مودب رفتار کنید، حتی زمانی که بیمار با شما بدرفتاری می کند.

 

شما در گفت و گو با بیمار از طریق ایمیل، اینستاگرام یا دیگر شبکه های اجتماعی نیز باید با بیمار همانگونه برخورد کنید که به صورت حضوری یا تلفنی ارتباط برقرار می کنید. همیشه به یاد داشته باشید در گفت و گوهای آنلاین، تنها نتیجه بیمار از پیام شما اهمیت دارد.

  • مطمئن شوید که گفت و گوی های آنلاین در قالبی رسمی و مناسب، جایگزین مناسبی برای تماس تلفنی و حضوری به حساب بیایند؛ این کار برای کاهش زمان انتظار بیماران نیز موثر است. به خاطر داشته باشید که رفتار پرسنل کلینیک بازتاب سطح حرفه ای بودن کلینیک شما در نظر بیماران است.
  •  

  • از کلمات و اصطلاحات مناسب استفاده کنید و غلط املایی نداشته باشید. هم چنین، پیام های خود را تا حد امکان کوتاه کنید و از یک طراحی مناسب برای پیام هایتان استفاده کنید تا خواندن آنها راحت تر باشد.
  •  

  • اطمینان حاصل کنید که پیام به بیمار رسیده است. اطلاعات پزشکی، مخصوصا هنگام به اشتراک گذاری با یک بیمار، تنها باید به اندازه نیاز توضیح داده شوند.

 

By | 1398/9/16 16:19:54 دسامبر 7th, 2019|مدیریت مراکز درمانی|0 Comments

Leave A Comment